Правила записи

Правила записи одни на всю клинику. Они действуют и для записей, которые делает бот, и для записей, заведённых вручную. Открываются шестерёнкой в расписании: Запись → Расписание → шестерёнка («Правила записи»).

Шестерёнки нет у врача с собственным аккаунтом. Правила открываются и сохраняются только у владельца, администратора и сотрудника с доступом «Настройки». У остальных в шестерёнке работает только «Цвет записей», а вместо правил написано «Не удалось загрузить правила записи».

Цвет записей

Самый верхний блок, «Цвет записей», не правило клиники, а ваш личный выбор: «По услуге» или «По специалисту». Он сохраняется сразу и только для вас.

Какие есть правила

• Часовой пояс. Время записей считается в поясе пространства, он написан вверху. Поменять пояс можно в Настройки → Пространство, см. Вкладки настроек.
• «Считать визит состоявшимся автоматически» и «Когда»: сразу после конца приёма, через 15 или 30 минут, через 1, 3 или 24 часа. По умолчанию включено, через 30 минут. Если запись не отменили, через это время она получит статус «Завершена», сделка перейдёт на этап визита, а сценарии после визита сработают. Неявку всегда можно отметить вручную.
• «Скрывать специалистов с выходным»: врачи без рабочих часов в этот день не показываются в расписании, если у них нет записей. Без этого правила они стоят в конце.
• «Календарь показывать» «С» и «До»: какие часы видны в сетке. Время с шагом 5 минут. Если оставить пустым, сетка строится по графику врачей с часом запаса.
• «Воронка сделок»: каждая запись открывает сделку в этой воронке, отмена уводит её на этап отказа. При «Не создавать сделки» записи работают как обычно, сделки не создаются.
• «Этап после записи»: на какой этап переходит сделка, когда клиент записан. «Не двигать» оставляет сделку там, где была.
• «Метки записей»: цветные метки для записей. См. Метки записей.

После изменений нажмите «Сохранить изменения» внизу.

Как отключить автоматическое завершение визита

1. Откройте шестерёнку.
2. Выключите «Считать визит состоявшимся автоматически».
3. Нажмите «Сохранить изменения».

Теперь итог визита отмечают вручную в карточке записи: «Состоялся» или «Неявка».

Как связать записи со сделками

1. Откройте шестерёнку.
2. В «Воронка сделок» выберите воронку.
3. В «Этап после записи» выберите этап или оставьте «Не двигать».
4. Нажмите «Сохранить изменения».

Пока воронка не выбрана, в правилах висит подсказка «Записи не попадают в CRM». Если валюта воронки не совпадает с валютой услуг, правила предупредят: стоимость записи не попадёт в сделку. Валюта меняется в настройках воронки.

Частые вопросы

Где правила про предоплату, позднюю отмену и минимальный срок до записи?

Их больше нет в правилах записи, и кабинет их не проверяет. Если такие правила нужны боту, опишите их в его инструкции, см. Инструкция бота.

В расписании написано «В этот день все на выходном». Что делать?

Включено «Скрывать специалистов с выходным», и в этот день не работает никто. Выключите правило, чтобы увидеть всех врачей.